Mon workflow dans Things 3 (Cultured Code)

Mon workflow dans Things 3 (Cultured Code)

J’utilise Things pour gérer mes tâches et mes projets quotidiens et j’ai eu envie de partager avec vous mon workflow.

J’avais au départ prévu de le faire en vidéo (et il y a une vidéo) mais au final, j’ai choisi de le faire par écrit, car ma vidéo est longue (et fort chiante)1.

Things est un gestionnaire de tâches qui permet, par son interface adaptée, d’appliquer les grands principes de la GTD. Dans la même veine, on va retrouver d’autres applications (plus ou moins) connues comme Omnifocus, Wunderlist (que j’utilise au boulot), etc.

L’interface de Things a récemment été mise à jour avec la version 3 du logiciel. En plus d’un design beaucoup plus moderne, l’application se dote de nouvelles fonctionnalités.

La base reste la même avec la section « aujourd’hui » (qui se remplit tous les jours à minuit avec les tâches du jour, la section « prochainement » et « à venir ». Deux nouveautés facilitent l’organisation de sa journée. La sous-section « Ce soir », d’abord, dans laquelle on reportera les tâches qui peuvent attendre la fin de la journée. Les rappels, surtout, qui permettent de recevoir une notification à une heure précise.

Les autres nouveautés se situent dans les sections dédiées aux différents projets. Un projet peut contenir des en-têtes, des cases à cocher, des notes, etc. Avec ça, on peut structurer ses projets beaucoup plus facilement.

Things ou le principe de la GTD

Si vous voulez en savoir plus sur la méthode GTD, je vous conseille de vous renseigner sur le web. Ce billet n’a pas pour vocation de vous expliquer cette méthode (mais je vous conseille le livre de David Allen).

Pour faire simple, j’applique deux grands principes :

  • tout collecter
  • trier et programmer

Le plus compliqué avec cette méthode, c’est de tout stocker en Inbox au début et différer le rangement après. Mais une fois qu’on est habitué, c’est diablement efficace.

Boite de réception

C’est le point de départ de tout ! Un raccourci clavier cmd+maj+t (pour tâches) et je peux ajouter une tâche. Sur macOS, le raccourci pour ajouter une tâche rapidement est un outil très efficace pour ne rien oublier. Sur iOS, j’utilise Siri et fonction « importer les rappels ».

Dès que je pense à quelque chose que je dois faire, ne pas oublier, programmer, etc. Je le stocke dans mon inbox.

Plusieurs fois par jour, je gère ma boite de réception avec ce principe simple : si je peux le faire tout de suite, je le fais de suite. Si pas, je range la tâche dans son domaine et/ou projet et je lui colle une étiquette pour mieux organiser le tout.

Domaine

Les domaines sont, pour moi, les grandes thématiques dans lesquelles je vais ranger mes tâches. On retrouve donc 6 domaines :

  • Perso
  • Pro
  • Maison
  • Famille
  • Lire, Voir, Ecouter
  • Rédaction

Comme pour tout workflow, rien n’est figé. J’utilise pour le moment ces 6 domaines différents que j’ai affinés au fil du temps. Mais dans 6 mois, ça ne sera peut-être plus les mêmes.

Projet

Les projets évoluent au fil du temps et ils permettent de mieux structurer une série de tâches. Exemple pour les travaux de ma maison dans lequel je regroupe toutes les tâches à faire pour les travaux de maison.

Depuis Things 3, je peux encore mieux organiser les projets, car je peux faire des classifications dans les projets via les entêtes.

Mots-clés (ou étiquettes)

Les mots-clés permettent de mieux ranger les tâches dans les domaines. Exemple avec le domaine rédaction où je retrouve les tâches qui portent les mots-clés : thibaudd.be, phototrend.fr, techarea.fr ou commandes

Conclusion

Même s’il n’est pas aussi complet qu’Omnifocus, je trouve que Things est un gestionnaire de tâche parfait. Les gars de chez Cultured Code ont réussi à créer un outil performant pour la productivité en gardant une certaine simplicité d’usage (pas comme Omnifocus qui bien plus complexe à appréhender). Si vous ajoutez à ça un design très réussi, vous obtenez (pour moi), le meilleur gestionnaire de tâches sur iOS et macOS.

PS : ça ne m’empêchera pas d’essayer de le remplacer par Rappels dans un prochain billet 🙂


  1. Si jamais vous avez envie de vous ennuyer : la vidéo ↩︎
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thibaudd
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    Très intéressant, merci pour cet article, si tu as le lien de la vidéo je suis également preneur c’est toujours bon à prendre et ca serait dommage que tu l’ai tourné pour rien 😉

    PS Pourquoi essayer de le remplacer par rappel qui fait beaucoup moins de choses ?